使い方

「担任ごと」に出る担任

「担任ごと」には、その学年を受け持つ担任と、その学年の要録に着手した担任と主任が出ます。まだ1件も着手していない担任も出すには、管理者が「役割を決める」で、担任一人ひとりの受け持つ学年を決めます。並びは、まだ1件も着手していない担任が上、要録が全部完成した担任が下で、そのあいだは担任が最後に保存した日時が古い順です。主任が自分で書いた要録も、主任の行の進み具合に数えます。主任の行には「主任が最後に保存」と出ます（ほかの担任の要録の文章を直しても、この日時は動きません）。

主任も自分のクラスの要録を作れます

学年主任は、自分のクラスの要録を作りながら、見守る学年の要録も読めます。全体主任は、自分のクラスの要録を作りながら、全学年の要録も読めます。役割と、学年主任の見守る学年は、管理者が「役割を決める」で決めます。

全体主任は、園で使う言葉と使わない言葉も決められます

全体主任が主任のページを開くと、管理者と同じく、いちばん上に年少・年中・年長のボタンが出て、学年を切り替えられます。ページの下のほうの「園の言葉」で、「園で使う言葉を決める」か「使わない言葉を決める」を押すと、その画面が開いて決められます。ここで決めた言葉は、AIがこれから要録の文章を作るときに使います。もう作った要録の文章は変わりません。

見守る学年は1人1つです

ひとりの学年主任が見守れる学年は1つです。複数の学年を見守りたい園は、学年ごとに学年主任の先生を1人ずつ決めるか、全体主任を決めてください（全体主任は全学年を見ます）。満3歳児クラスの要録は、担任が要録を作るときに園児の学年を「年少」にすると、年少を見守る学年主任が読めます。

なぜ暗号にして預かるのか

こうしているのは、万一、運営会社のサーバーやバックアップが外部からの侵入で丸ごと持ち出されても、園児名・クラス・前年度の指導要録・インタビューの対話内容・要録の本文は暗号のままで、園のパスフレーズがなければ誰も読み解けないようにするためです。運営会社の従業員やデータベースの管理者であっても、これらを読むことはできません。

この安全は、園のパスフレーズを園の外に漏らさないことで成り立ちます。パスフレーズを他の人に知られると、その人はデータを読めてしまいます。推測されにくい12文字以上の合言葉にして、園の中だけで共有してください。

同じ園の中では誰が見られるか

担任が作った要録は、その担任の「マイ要録」に並びます。同じ園の次の人も、園の運営のために、その要録を見られます。

• 学年主任：自分が見守る学年（1人1学年）の要録を見られます（学年の見守り・引き継ぎのため）。自分の番の要録は、直してから次の先生に送れます。
• 全体主任：全学年の要録を見られます（園全体の見守りのため）。自分の番の要録は、直してから次の先生に送れます。
• 管理者：園ぜんぶ（全学年）の要録を見られます（園の責任者としての確認のため）。管理者の番の要録は、直してから「完成にする」を押せます。要録を削除できるのは管理者だけで、園の設定の「要録の削除」から、どの状況の要録でも削除できます。

これは同じ園の中だけの話です。ほかの園の先生や運営会社が読むことはできません。誰が学年主任か・全体主任かは、管理者が「役割を決める」で決めます（管理者は最初に園を登録した方で、代わるときは「管理者の引き継ぎ」で渡します）。

自動保存のしくみ

• インタビューで送信した回答は、数秒のうちに暗号化されて自動保存されます。
• 入力欄に書きかけの文章（まだ送っていないもの。「声で入力」で話している途中の文も入ります）は保存されません。そのまま「とじる（あとで続ける）」・画面の上のメニュー・画面の下のリンク（「使い方」「利用規約」「プライバシーポリシー」）・「ログアウト」を押すと、保存されないことを知らせる窓が出ます。残したい文章は、送ってから中断してください。
• 作りかけの要録は、「マイ要録」の「続きから」で再開できます。

園の鍵をあける：いつ、何を入れるのか

• 園児名や要録の中身を開こうとすると、「園の鍵をあけてください」という画面が出ます。園のパスフレーズを入れて「あける」を押すと、中身が読めるようになります。
• パスフレーズは園全体でひとつの合言葉で、ご自身のログインパスワードとは別のものです。分からないときは、管理者に確認してください。
• 次のときは、もう一度パスフレーズを入れます。どのときも、データは消えません。
  • いつもと違うパソコンやブラウザで続きをするとき
  • ログアウトして入り直したとき（ログアウトすると、その端末には暗号を解くための鍵が残りません。共有のパソコンでも安心して使うための仕組みです）
  • 同じブラウザで開いているすべてのタブで、15分なにも操作しなかったとき（自動でロックします。ほかのタブを操作している間は、ロックされません）
• 自分専用の端末なら、園の鍵をあけるときに「この端末に鍵を記憶する」にチェックすると、ページを読み込み直したり、ブラウザを閉じて開き直したりしても、パスフレーズを入れずに開けます。ただし、「ログアウト」を押したときと、同じブラウザで開いているすべてのタブで15分なにも操作しなかったために自動でロックされたときは、記憶した鍵が消えるので、次に開くときはパスフレーズを入れてください。ページを開いた直後は、読み込みが終わるまで「ログアウト」を押せません。記憶した鍵を先に消してからログアウトするためです。いつまでも押せないときは、ページを読み込み直してください。共有のパソコン・タブレットでは、絶対にチェックしないでください。
• 「この端末に鍵を記憶する」にチェックして鍵をあけたのに、ブラウザが端末に保存できなかったときは、画面に「この端末に鍵を記憶できませんでした」と出ます。そのときは、鍵は記憶されていません。ページを読み込み直したときや、ブラウザを閉じて開き直したときは、もう一度パスフレーズを入れてください。

暗号化の範囲

• 園児名・クラス・前年度の指導要録・インタビューの対話内容・要録の本文は、お使いのブラウザ上で暗号化されてから保存されます。暗号を解くためのパスフレーズは園だけが持っているため、運営会社であってもこれらを読むことはできません。
• ただし、AIが質問や文章を作っている間だけは、園児名・クラス・学年・前年度の指導要録と対話の内容が読める状態で運営会社のサーバーとAIの提供元を通ります。通った内容が運営会社のサーバーに保存されることはありません。AIの提供元も、標準では、受け取った内容と作った文章を30日以内に自社の基盤から削除し、学習にも使わない方針です。詳しくは、プライバシーポリシーをご覧ください。
• 園名・職員の表示名・管理者のメールアドレス・学年・時刻と、利用件数・文章の品質に関する数値は、暗号化の対象外です（園児名とは切り離して扱われます）。

保存期間と削除

• システム上の要録データの保存期間は、初期設定で3年です（管理者が、園の設定の「管理者アカウント・保存期間」の「データ保持期間と削除」で変更できます）。
• 正式な指導要録は、園の様式に転記したものを、法令に基づいて園で保存してください。残しておきたい要録は、保存期間内に必ず転記（コピー）を済ませてください。
• 保存期間を過ぎたデータを自動で削除する機能は、現在準備中です。それまでの間にデータが消えるのは、担任が「マイ要録」から自分で削除したとき、管理者が「要録の削除」から削除したとき、園がサービスを退会したとき、および契約や無償でのお試しが終わったあと、利用規約で定める閲覧期間（契約期間を定めてお使いの園は契約が終わった年度の翌年度の末日まで、お試しだけの園は無償利用が終わった日から30日）を過ぎたときです。詳しくは利用規約をご覧ください。