要録AI

• 事業者名：合同会社 阿尾IT事務所
• 所在地：栃木県小山市神鳥谷6丁目6番32号
• 代表者：阿尾 操

本サービスでは、次の情報を扱います。このうち園児に関する入力情報は、園の職員が入力し、当社が園のためにお預かりするものです。その取扱いについて個人情報の保護に関する法律上の責任を負うのは園で、当社は園から取扱いの委託を受けてこれを預かります（利用規約第5条。同条ではこれを「園児情報」と呼びます）。第6項に挙げた事業者のうち、園児情報の取扱いを伴うものへの委託は、この委託の再委託に当たります。それ以外の情報は、当社が第3項の目的のために取得します。

• 園・職員のアカウント情報：園名、管理者の氏名・メールアドレス、職員の表示名・ログイン用ID等。 ※これらは第4項の暗号化の対象外です。
• 園児に関する入力情報：園の職員が入力する、園児の氏名、クラス、前年度の指導要録、AIとの面談（対話）の内容、生成・編集された指導要録の本文等。 ※お使いのブラウザの中で暗号化されてから保存されます（第4項）。学年は暗号化の対象外で、下の「利用状況等のメタ情報」に挙げています。
• 利用状況等のメタ情報：利用回数、AI利用量（トークン数＝AIが処理した文章量を表す単位）、要録の作成状況・作成日時、要録ごとの学年（担当学年に基づくアクセス制御に使います）等。 ※これらは第4項の暗号化の対象外です。
• Cookie・認証情報：ログイン状態の維持等に必要なCookieを使用します。広告配信や行動追跡を目的とするCookieは使用していません。また、「この端末に鍵を記憶する」を選択した場合には、復号用の鍵がお使いのブラウザの中に保存されます（当社サーバーには送信されません）。
• お問い合わせの情報：紹介ページのフォームやメールでお寄せいただいた園名、ご担当者名、連絡先、ご相談内容等。 ※これらは第4項の暗号化の対象外です。

要配慮個人情報（病気や障害のことなど）について

取得した情報は、次の目的で利用します。

• 本サービスの提供・運営（指導要録の作成支援、データの保存、園内での閲覧範囲の制御等）
• 利用者の認証、アカウントおよび契約の管理
• 利用料金の算定・請求
• 品質改善、不具合対応、セキュリティの確保
• お問い合わせへの対応
• 法令に基づく対応

なお、園児に関する入力情報は、第4項のとおり当社が内容を読める状態で保有しないため、当社が上記のうち園児情報を扱うのは、本サービスの提供（暗号化された状態での保存、およびAI処理の中継）に必要な範囲に限られます。

園児情報（園児の氏名・クラス・前年度の指導要録・対話の内容・指導要録の本文）は、ゼロ知識暗号（データを開くための鍵を利用者側だけが持ち、サービス運営者はデータの中身を読めない方式）により保護します。

• 園児情報は、お使いのブラウザの中で暗号化されてから当社のデータベースに保存されます。
• 復号に必要な鍵は、園が設定するパスフレーズおよび復旧コードから園の端末内で導かれます。復号鍵は園のみが保持し、当社を含む第三者は保存された園児情報を復号できません。
• このため、仮に当社のサーバーやデータベースが不正アクセス等により漏洩した場合でも、園児情報について取得され得るのは、意味を読み取れない暗号文（暗号化されたままのデータ）のみです。
• 園児に関するデータを保存するデータベース本体は、国内（東京リージョン＝東京にあるデータの保管拠点）に置いています。データベースのバックアップは、毎晩、ソースコード管理・CI事業者（米国）の非公開の保管領域に取得し、取得から14日間保管します。このバックアップはデータベース全体の控えです。園児情報（園児の氏名・クラス・前年度の指導要録・対話の内容・指導要録の本文など）は暗号文のままですが、それ以外は暗号化されずに含まれます（園名・職員の表示名・管理者のメールアドレス・学年・時刻、お問い合わせの情報、契約や請求の管理情報など）。預ける前に当社の公開鍵で封をする運用を、2026年10月28日に予定している本番への反映から始めます。封を開ける秘密鍵は当社だけが持ち、この事業者には預けていません。それまでに取ったバックアップは封をしていませんが、取得から14日で消えます。

当社は、利用者情報の保護のため、次の措置を講じています。

• 技術的措置：園児情報のブラウザ内での暗号化（第4項）、役割・担当学年に基づくアクセス制御（データベースの行レベルセキュリティ）、通信の暗号化（TLS）、一定時間操作がない場合に端末上の復号用の鍵を自動的に破棄するロック機能。
• 組織的措置：エラー監視やサーバーのログに、園児情報や鍵に関する秘密情報を出力しない実装・運用の徹底。
• 人的措置：全ての従業者に対する、情報セキュリティに関する教育・啓発の継続的な実施（情報セキュリティ基本方針）。園児情報の取扱いに従事する従業者については、利用規約第5条のとおり、当社が監督を行います。
• 物理的措置：当社は、園児情報を保存するためのサーバー機器を自ら保有していません。園児情報の保存先と、その事業者における取扱いは、第6項に記載しています。当社が園児情報を紙に印刷して保管することはありません。
• 外的環境の把握：第6項の外部送信先のとおり、米国・シンガポール等の外国にある事業者のサービスを利用しており、各事業者の所在国およびデータの取扱いを把握したうえで利用しています。

本サービスの提供のため、次の外部事業者に情報を送信し、処理を委託しています（現在使用していないものは、その行にそう書いています）。

• AIサービス事業者（AI処理・米国）：園児の氏名・クラス・学年・前年度の指導要録、面談での対話内容、および文章生成の対象となるテキストが平文で送信され、米国を含む国外で処理されます（処理地域を日本に指定することはできません）。AIサービス事業者は、標準では、送受信した内容（入力と出力）を自社の基盤から30日以内に削除する方針であり、モデルの学習にも使用しないとしています（30日以内という期間は、AIサービス事業者の一般方針であり、当社との契約上の保証ではありません）。当社は、これを契約上の保証とするデータ非保持（ZDR：ゼロデータ保持）契約の締結を予定しています（締結した際は、本ポリシーに反映してお知らせします）。なお、AIサービス事業者において不正利用の疑いが検知された場合には、当該データが最大2年間保持されることがあります。
• クラウドデータベース事業者（データベース・認証基盤・シンガポール）：暗号化された園児情報（暗号文）と、アカウント情報・メタ情報（第2項）を保存します。シンガポールの事業者ですが、園児に関するデータを保存するデータベース本体は国内（東京リージョン）にあります。
• ホスティング事業者（アプリケーション配信・米国）：本サービスのアプリケーションの配信・実行基盤です。AIとの対話・文章生成の処理時に、入力内容が一時的に経由します（保存されません）。処理は国外のサーバーで行われることがあります。
• エラー監視事業者（エラー監視・国外）：現在は使用していません。有効化した場合には、エラー発生時にエラー内容・発生画面等の技術情報を送信します。その場合も、パスフレーズ等の秘密情報や園児情報の本文が含まれないようにするマスク処理を組み込んでいます。
• ソースコード管理・CI事業者（バックアップの保管・米国）：毎晩のデータベースのバックアップを、非公開の保管領域に取得し、取得から14日間保管します。このバックアップはデータベース全体の控えです。園児情報（園児の氏名・クラス・前年度の指導要録・対話の内容・指導要録の本文など）は暗号文のままですが、それ以外は暗号化されずに含まれます（園名・職員の表示名・管理者のメールアドレス・学年・時刻、お問い合わせの情報、契約や請求の管理情報など）。預ける前に当社の公開鍵で封をする運用を、2026年10月28日に予定している本番への反映から始めます。封を開ける秘密鍵は当社だけが持ち、この事業者には預けていません。それまでに取ったバックアップは封をしていませんが、取得から14日で消えます。
• メール配信事業者（確認メール・パスワード再設定メールの送信・米国）：確認メールおよびパスワード再設定メールの宛先（管理者のメールアドレス。管理者を引き継いだ場合は、前の管理者のメールアドレスを含みます）とメールの本文を送信します。送信は東京リージョンで行われ、送信の記録は30日間保持されます。

基準に適合する体制を整備している者（外国にある第三者に当たらない事業者）

上記のうち、AIサービス事業者（米国）、クラウドデータベース事業者（シンガポール）、ホスティング事業者（米国）およびメール配信事業者（米国）とは、個人データの取扱いについて当社が講ずべきこととされている措置に相当する措置（相当措置）を継続的に講ずるための契約を結んでいます。この4社は、個人情報の保護に関する法律第28条第1項の括弧書きにより、同項の「外国にある第三者」に当たりません。当社は、この4社が相当措置を継続して講じているかを年に1回程度確認し、支障があるときは是正を求め、合理的な期間内に是正されないときは提供を停止します（同法第28条第3項・同法施行規則第18条）。体制の整備の方法、相当措置の概要、確認の頻度および方法、当該外国の名称、相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無および概要、相当措置の実施に支障が生じたときはその概要、支障に対して当社が講ずる措置の概要は、ご本人のお求めに応じてお出しします。お求めは、第10項の窓口までお申し出ください。

外国にある第三者への提供

上記のうち、ソースコード管理・CI事業者（米国）は、外国にある第三者です。この第三者が講じる措置の概要は、上記の一覧のソースコード管理・CI事業者の行の記載のとおりです。ソースコード管理・CI事業者には、毎晩のデータベースのバックアップを預けます。そのバックアップは、封をしたあとは、非公開の保管領域では中身を読み取れません。ただし、そのバックアップを取り出す処理と、戻せるかを確かめる処理は、この事業者の実行環境の上で行います。その間は、第4項に書いた暗号化されずに含まれるもの（例えば、職員の表示名・管理者のメールアドレス）が、この事業者の実行環境を通ります。封をする運用は、第4項のとおり2026年10月28日に予定している本番への反映から始めます。なお、そのバックアップに含まれる園児情報は、この封とは別に、園だけが鍵を持つ暗号で守られています。当社が封を開けても、園児情報は暗号文のままで、この事業者も当社も読めません。

提供先の国の制度

提供先の国のうち、米国については次のとおりです。米国には、個人情報の保護について包括的な連邦法がありません。分野ごとの連邦法（電子通信プライバシー法、金融機関を対象とするグラム・リーチ・ブライリー法、医療情報を対象とする医療保険の携行性と責任に関する法律）と、州ごとの法律（カリフォルニア州消費者プライバシー法、イリノイ州生体情報プライバシー保護法、ニューヨーク州 SHIELD 法など）によって定められています。米国は、APEC の越境プライバシールール（CBPR）システムに参加しています（2012年7月25日）。この記載は、個人情報保護委員会が公表している外国制度の調査結果（「アメリカ合衆国」。調査時点2021年10月、2022年1月25日更新）によります。

AIサービス事業者が所在する国は米国です。ただし、AI処理は米国以外の国で行われることがあり、当社が処理地域を限定していないため、AI処理が行われる国の名称は特定できません。

園が保護者等への説明に使うとき

園が保護者等に対して、園児情報の外部送信先について説明するとき（利用規約第5条）は、この項をそのまま添えてお使いいただけます。この項は当社を主語に書いていますので、園が作る書面に書き写すときは、「当社」を「園が利用する指導要録作成支援サービスの提供会社」と読み替えてください。

• 要録データには、園が設定する保存期間（初期設定では3年）があります。この保存期間は、本サービス上の下書き等の控えに関するものです（法令で保存が求められる指導要録そのものは、園の様式に転記したものを園で保存していただきます）。保存期間を経過したデータを自動的に削除する機能は、現在準備中です。機能の提供を開始するまでの間、データの削除は、利用者の操作による削除、退会時の削除、および利用規約第11条に定める閲覧期間が経過した後の削除により行われます。
• 保存期間の対象は、要録データ（面談での対話内容・要録本文を含む暗号化データと、これに紐づくメタ情報）です。園・利用者単位の利用状況（利用回数・AI利用量等）は、契約の管理・利用料金の算定のため、退会時、または利用規約第11条に定める閲覧期間が経過した後の削除時まで保持されます。
• 退会時、および利用規約第11条に定める閲覧期間が経過した後には、鍵素材（園のパスフレーズ等で暗号化された状態で保存されている暗号鍵。当社はこれを復号に用いることができません）をデータベースから破棄することで、保存されていた園児情報を復元不能にします（クリプトシュレッディング＝鍵素材を破棄することで、残った暗号文を開けなくする削除方法）。

• 当社が保有するアカウント情報・メタ情報・お問い合わせの情報（第2項）についての開示・訂正・利用停止・削除等のご請求は、第10項の窓口までお申し出ください。ご本人（またはご本人から委任を受けた園の管理者等の代理人）であることを確認のうえ、法令に従って対応します。
• 園児情報は、第4項のとおり当社が復号できないため、当社が内容の開示・訂正等を行うことはできません。園児情報の内容の確認・訂正・削除は、園の管理者・職員が本サービス上で行えます。保護者の方等からのお申出については、園児情報を管理する園にご相談ください（利用規約第5条）。

法令の変更や本サービスの内容の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定する場合は、改定後の内容と効力発生日を、本サービス上での表示その他の適切な方法により事前に周知します。ただし、改定が利用者の一般の利益に適合する場合には、効力発生日を周知の日と同じ日とすることがあります。本ポリシーは利用規約の一部を構成するため、改定の周知は利用規約第12条第2項と同じ扱いになります。

本ポリシーおよび利用者情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情のお申し出（第8項のご請求を含みます）は、お問い合わせフォームからお願いします（お問い合わせの種類は「その他」をお選びください）。内容を確認のうえ、ご記入いただいたメールアドレスへ、原則3営業日以内にご返信します（土日祝日・年末年始等を除きます）。